Zalety indywidualnego zarządzania czasem pracy

W sektorze przemysłowym stałe harmonogramy i praca na pełen etat przez wiele lat w jednym przedsiębiorstwie to codzienność. W takich firmach tworzą się swoiste subkultury pracowników, zawiązują się przyjaźnie. Jeśli chcemy wiedzieć kto w danym momencie jest na zmianie, wystarczy zapytać pierwszego napotkanego pracownika – na pewno będzie wiedzieć. Skoro pracownicy od lat cenią sobie pracę w takim systemie, czy indywidualne zarządzanie czasem pracy może ich zainteresować?

Dlaczego indywidualne zarządzanie czasem pracy może okazać się dobrym rozwiązaniem

Związki zawodowe coraz częściej naciskają na pracodawców, aby zapewniali swoim pracownikom więcej elastyczności i niezależności. Z perspektywy długofalowej takie podejście do zarządzania operacyjnego ułatwi pracodawcy planowanie zasobów ludzkich i jednocześnie pozytywnie wpłynie na zdrowie (zarówno fizyczne, jak i psychiczne) pracowników. Co więcej, dzięki temu pracownicy będą mogli samodzielnie decydować o swoim harmonogramie pracy. Jednak pełny obraz sytuacji jest nieco bardziej skomplikowany, a zalet, jak również wad, jest nieco więcej.

Zalety indywidualnego zarządzania czasem pracy

Jedną z największych zalet indywidualnego zarządzania czasem pracy jest umożliwienie pracownikom tworzenia własnego harmonogramu pracy. Dzięki temu pracownicy mogą wygospodarować czas na własne sprawy, korzystać z urlopu wychowawczego w razie potrzeby, odbierać dzieci ze szkoły w odpowiednim czasie lub pracować na część etatu w systemie zmianowym. Mówiąc najprościej, indywidualne zarządzanie czasem pracy znacznie ułatwia pracę na część etatu. Ponadto, dowiedziono naukowo, że indywidualne zarządzanie czasem pracy jest korzystne dla zdrowia (fizycznego i psychicznego) pracowników, ponieważ daje im więcej wpływu na to kiedy pracują i co robią w czasie wolnym od pracy. To z kolei przekłada się na lepszą jakość świadczonej przez nich pracy. Kolejną istotną zaletą jest korzystny wpływ na rozwój pracowników, którzy nie są już ograniczeni do pracy w tej samej jednostce organizacyjnej i w tym samym zespole. Dzięki temu nawiązują nowe kontakty i nabywają nowych umiejętności.

Zalety indywidualnego zarządzania czasem pracy dla pracodawcy

Dzięki wprowadzeniu indywidualnego zarządzania czasem pracy pracownicy nabywają bardziej wszechstronnego doświadczenia, ponieważ pracują w różnych zespołach, a zakres ich obowiązków staje się bardziej zróżnicowany. Dodatkowo dzięki temu pracodawcy mogą dostosować liczbę pracowników na każdej zmianie do faktycznego nakładu pracy, co przekłada się na realne oszczędności. Podsumowując, indywidualne zarządzanie czasem pracy przyczynia się do wyeliminowania zjawiska niepełnego wykorzystywania dostępnych zasobów ludzkich oraz zmniejszenia potrzeby pracy w godzinach nadliczbowych. Inne zalety indywidualnego zarządzania czasem pracy to: bardziej atrakcyjne warunki zatrudnienia, mniej nieobecności w pracy z powodu choroby, więcej możliwości pracy na część etatu, zgodność z zapisami zbiorowych układów pracy w kwestii pracy nocnej (w odniesieniu do pracowników w wieku powyżej 55 lat), zgodność z zapisami umów o długoterminowej możliwości zatrudnienia itd.

Jakie są wady indywidualnego zarządzania czasem pracy dla pracowników?

Z punktu widzenia pewnych grup pracowników wprowadzenie nowego systemu planowania może niekiedy zaburzać komfort pracy. W przypadku takich osób indywidualne zarządzanie czasem pracy może negatywnie wpływać zarówno na życie zawodowe, jak i osobiste. Pracownicy często sprzeciwiają się takim rozwiązaniom z powodu utraty dochodu z tytułu pracy w systemie zmianowym i w weekendy, a także z powodu większej niepewności zatrudnienia.
Dlatego na etapie wdrażania indywidualnego zarządzania czasem pracy bardzo ważne jest wyjaśnienie pracownikom długoterminowych zalet tego systemu w celu rozwiania ich obaw co do najbliższej przyszłości.

Jakie są wady indywidualnego zarządzania czasem pracy dla pracodawców?

Pracodawcy muszą pamiętać, że wprowadzenie indywidualnego zarządzania czasem pracy jest inwestycją, a nie jedynie sposobem na oszczędności. Oczywiście w długim okresie oszczędności się pojawią, ale jest to konsekwencja lepszego dopasowania zasobów ludzkich przedsiębiorstwa do faktycznego nakładu pracy. Wprowadzenie systemu indywidualnego zarządzania czasem pracy może doprowadzić do niepokoju na każdym szczeblu przedsiębiorstwa, co zagraża powodzeniu tego projektu. Jeśli ma się udać, kluczową kwestią jest zdobycie poparcia całej organizacji (w tym rady pracowniczej, związków zawodowych, pionu personalnego, kadry kierowniczej i pracowników). Przy wdrażaniu indywidualnego zarządzania czasem pracy bardzo ważna jest zatem komunikacja z pracownikami. Jeżeli powody, dla których wprowadzane są zmiany nie zostaną wyjaśnione w sposób logiczny i zrozumiały, w szeregach pracowników zapanuje dezorientacja, co z kolei doprowadzi do sprzeciwu. Z tego właśnie powodu wiele takich projektów kończy się porażką.

Jak Déhora może pomóc przy realizacji projektu wprowadzenia indywidualnego zarządzania czasem pracy?

Déhora może pomóc organizacjom przy wdrażaniu systemu indywidualnego zarządzania czasem pracy poprzez zaangażowanie w ten proces wszystkich pracowników w każdym dziale przedsiębiorstwa. Po pierwsze, na wstępnym spotkaniu roboczym wyjaśniane są różne aspekty tego procesu, w tym także obawy pracowników i konieczne zmiany w kulturze organizacji. Następnie organizowane są spotkania informacyjne lub dyżury ekspertów, a w razie potrzeby także spotkania w cztery oczy, których celem jest ustalenie najlepszego harmonogramu dla każdego pracownika. Na kolejnym etapie Déhora wprowadza konieczne zmiany w harmonogramach pracy i ustala zasady dotyczące urlopów, pracy w weekendy, kwestii związanych z ustawą o czasie pracy, dodatku za pracę zmianową itd. które będą obowiązywały po zakończeniu wdrożenia. Ponadto, powołana zostanie specjalna grupa robocza składająca się z przedstawicieli zarządu, rady pracowniczej i kierownictwa pionu personalnego, a także komitet sterujący i grupa dyskusyjna (z udziałem pracowników). W ten sposób w realizację projektu zostanie zaangażowana cała organizacja i wszyscy będą świadomi faktu, że sukces projektu zależy od współdziałania całości kadr przedsiębiorstwa. W razie potrzeby Déhora może udzielić dodatkowego wsparcia w postaci szkoleń i porad w zakresie doboru oprogramowania.
Z reguły przygotowanie pilotażowego projektu trwa od 3 do 5 miesięcy, a realizacja samego projektu zajmuje ok. 18 miesięcy włączając w to uruchomienie i fazę ewaluacji. Déhora może także pomóc na etapie ewaluacji projektu, a także zatroszczyć się o wszelkie potrzebne zasoby.

Wprowadzenie systemu indywidualnego zarządzania czasem pracy – co każde przedsiębiorstwo musi wiedzieć!

  • Najtrudniejszy jest wstępny etap ustalania zakresu projektu, ponieważ to właśnie wtedy najsilniej ujawniają się obawy i brak zaufania ze strony pracowników. Dlatego właśnie Déhora oferuje swoje wsparcie od samego początku tego procesu.
  • Cały proces zajmuje zazwyczaj od 2 do 3 lat. Należy pamiętać, że projekt nie zakończy się powodzeniem jeśli pracownicy nie będą mieli wystarczająco dużo czasu na oswojenie się ze zmianą. Innym istotnym czynnikiem jest umożliwienie pracownikom wyrażenia wszelkich negatywnych odczuć związanych z projektem. Zmiany należy wprowadzać stopniowo, ponieważ wtedy znacznie łatwiej jest pozyskać dla nich poparcie załogi.
  • Czasami już projekt pilotażowy pokazuje jednak, że indywidualne zarządzanie czasem pracy nie jest najlepszym sposobem na uelastycznienie zatrudnienia w danym przedsiębiorstwie. W takich przypadkach, wykorzystując doświadczenie zdobyte na wcześniejszych etapach, Déhora może pomóc przeprowadzić konieczne zmiany w inny sposób. Możemy pomóc w wypracowaniu najlepszego dla Państwa rozwiązania.

„Ludzie często zapominają, że zmiany mogą także być przyjemne, a po jakimś czasie wszyscy zaczną dostrzegać płynące z nich korzyści.”